Tahapan-tahapan dagang ekspor pada umumnya

Proses terjadinya kontrak dagang ekspor pada umumnya melewati tahapan-tahapan berikut ini :



1.Eksportir mempromosikan komoditas yang akan di ekspornya melalui media promosi seperti pameran dagang,iklan di koran, majalah, radio maupun televisi, baik di dalam negeri maupun di luar negeri, atau melalui badan-badan khusus urusan promosi ekspor seperti Badan pengembangan Ekspor Nasional (BPEN), Lembaga Penunjang Ekspor (LPE), Kamar Dagang dan Industri–Industri (KADIN Indonesia), Atas Perdagangan R.I di tiap Kedutaan Besar (KBRI) di luar negeri, Atas Perdagangan Asing di tiap Kedutaan Besar asing yang ada di Jakarta dan di kota besar Indonesia lainnya seperti : AMCHAM (american Cahamber of Commerce), China External Trade Association (CETRA), Japan External Trade Organization (JETRO). Korean Trade Agency (KOTRA), dan lain-lain.Tujuan promosi adalah untuk menarik minat calon Importir komoditas yang akan diekspor.



2. Importir yang berminat mengirimkan Surat Permintaan Harga atau Letter of Inquiry kepada ekspor. Letter of Inquiry lazimnya berisikan permintaan penawaran harga dengan memberitahukan mutu barang yang diinginkan, kuantum yang ingin dibeli, harga satuan dan total harga dalam valuta asing, waktu pengiriman,dan nama-nama pelabuhan tujuan yang diinginkan.



3. Eksportir memenuhi permintaan Importir dengan mengirimkan Surat Penawaran Harga yang lazim disebut dengan offersheet. Offersheet berisikan keterangan sesuai permintaan importir, seperti uraian barang, mutu, kuantum, waktu penyerahan, harga dan tempat penyerahan barang, waktu pengapalan, cara pengepakan barang, brosur dan bila perlu contoh barang yang di tawarkan. Penawaran itu juga menyebutkan apakah penawaran itu bersifat Free Offer ataukah Firm Offer.



4. Importir setelah mempelajari dengan seksama Offersheet dari eksportir menempatkan surat pesanan dalam bentuk Ordersheet atau Purchase Order kepada eksportir.



5. Eksportir menyiapkan kontrak jual beli ekspor (Sele’s Contract) sesuai dengan data-data dari offersheet dan Ordersheet ditambah dengan keterangan seperti Force Majuer Clause, Claims, syarat pengapalan seperti Partial Shipment, Transhipment. Vessekage dan lain-lain. Ditandatangani pula sebagai tanda persetujuan atas Sele’s Contract itu. Lembar asli Sele’s Contract lazimnya dibuat rangkap dua (two original).



6.Importir mempelajari dengan seksama Sele’s Contract dan bila dapat disetujui, ditandatangani oleh importir untuk di kembalikan kepada eksportir. Satu copy original ditahan oleh importir sebagai dokumen asli transaksi, yang lazimnya disebut Sele’s Confirmation.

Kedua copy sele’s confirmation yang asli ini mempunyai kekuatan hukum yang sama.